INTRODUCCIÓN
1.- ETIMOLOGIA
2.- DEFINICIÓN
3.- NATURALEZA DE LA COMUNICACIÓN
4.- PROCESO DE LA COMUNICACIÓN
5.- COMPONENTES DE LA COMUNICACIÓN
6.- PROPÓSITOS DE LA COMUNICACIÓN
7.- IMPORTANCIA
8.- CATEGORÍAS DE LA COMUNICACIÓN
9.- TIPOS DE COMUNICACIÓN
10.- TÉCNICAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN
11.- FACTORES QUE INTERFIEREN EN EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN
12.- RECOMENDACIONES PARA UNA MEJOR COMUNICACIÓN
13.- CONCLUSIONES
INTRODUCCIÓN
La teoría y la técnica de las comunicaciones humanas, hasta hace algunos años era conocida sólo en ambientes especializados, sobre todo en su aspecto aplicativo. Desde hace algunas décadas ha empezado a divulgarse en sectores más amplios el mensaje de esta disciplina. Ha influido en ello el desarrollo de la Psicología, la Sociología, la Cibernética y la Semántica General, así como la conciencia de su importancia y necesidad en el campo de la administración. Hay asimismo, numerosos autores que proponen técnicas y recomendaciones a fin de que el proceso comunicativo supere las barreras que se encuentra en los diferentes tipos de organización.
Prácticamente todos los seres vivos poseen la facultad de comunicarse entre si mediante sistemas de signos más o menos complejos y evolucionados. Como es obvio, la humanidad ha ido mucho más lejos en este aspecto que cualquier otra especie: las personas pueden introducir e interpretar las combinaciones de sonidos que conforman el lenguaje y, así, expresen deseos, pensamientos y sentimientos.
Cualquier circuito de comunicación ya sea humano o mecánico, incluye un emisor, un canal de transmisión y un receptor. El emisor, genera un mensaje (por ejemplo, un pensamiento), que se codifica (en palabras, por ejemplo) y se transmite mediante un canal de transmisión (en el lenguaje hablado, la atmósfera entre el que habla y el que escucha). Esta emisión puede sufrir interferencias o ruidos (interferencias de radio, etc.). El receptor del mensaje codificado tiene que interpretarlo: lo decodifica y lo compara con la información almacenada previamente en la memoria.
LA COMUNICACIÓN
1.- ETIMOLOGIA
La palabra comunicación proviene del latín “comunication”, y a su vez del verbo “comunicare” que significa “poner en común”, “compartir”, o entregar algo a otros u otras sin perder la posesión de lo que se entrega, y aunque los romanos la utilizaban para expresar cualquier actividad en común, como por ejemplo “comunicares res adversas”, que significaba “compartir las cosas adversas” (“la adversidad”), en español su sentido se ha restringido al de “compartir información2.
La comunicación es la transmisión de un significado común por medio del uso de símbolos. El término se deriva del latín communis que significa “común”; en otras palabras a menos que surja un entrenamiento común de los símbolos transmitidos verbal o no verbalmente no se da la comunicación.
2.- DEFINICIÓN
La comunicación es la transmisión de ideas, pensamientos de otras personas de grupos sociales, con un significado común por medio del uso de símbolos.
La comunicación es una relación portadora de significados entre los seres vivientes. Consiste en establecer relaciones interpersonales e intergrupales.
Comunicar es participar, hacer partícipe de algo a alguien, es decir, provocar y lograr el entendimiento. De allí, la idea de que la capacidad comunicadora, la comunicabilidad en suma, es la base de la vida de relación, de la vida social. Pero la vida social, se logra a través del lenguaje, que es en el proceso de la comunicación, el elemento relacionante, el medio.
La comunicación es la transmisión de información de un lugar a otro. Siempre que hay comunicación decimos que las partes implicadas actúan a su vez como respuesta y como estímulo. Configurándose es esta forma un sistema comunicacional: para poder entender dicho sistema debemos controlar la ruta que siguen los mensajes que van de un sitio a otro. Para ello tendríamos que hacer las siguientes preguntas:
· ¿Cuánta información está fluyendo?
· ¿Cuántas clases distintas de mensajes hay?
· ¿Qué significado tiene cada mensaje para el que lo recibe?
· ¿Qué valor tienen los mensajes?
Las respuestas a estas preguntas garantizan la implantación de un sistema comunicacional.
Hablante
3.- NATURALEZA DE LA COMUNICACION
La comunicación es cultura, es un conjunto de símbolos significantes. Dichos símbolos interpretan la comprensión de un mensaje. La naturaleza es la manifestación cultural, que comprende una sintaxis interpretativa del mundo de las cosas materiales, ideas, artefactos, conceptos, morales, creencias y representaciones sobre mutuas relaciones con los demás. Además la comunicación expresa sentimientos, requiere de una inteligencia para que se entiende en un sistema estructurado de símbolos de un determinado grupo social. La comunicación es intercomunicación entre seres vivientes de una misma especie, también se puede comunicar entre diferentes especies. Ejemplo: perro y hombre.
4.- PROCESO DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación es un proceso por el cual las significaciones son transmitidas entre personas, lo que supone relaciones anteriores.
Es el proceso fundamental por el cual el hombre se desarrolla y perfecciona junto con sus semejantes y con el mundo.
Significando como tal la comunicación es crear un estado de espíritu común entre el que comunica y el que recibe la comunicación; por lo que es observable que en el funcionamiento de una sociedad de personas sería imposible si no hubiera comunicación en ella, puesto que los seres humanos no son máquinas que van a coordinar sus acciones por la vía de la casualidad física, ya que toda interacción humana supone y se nutre de ideas intermediarias que son comunicadas.
En todo proceso de comunicación existen diversos elementos que guardan entre si una relación activa.
La comunicación se presenta como el proceso mediante el cual los individuos expresan pensamientos y conocen los de los demás. Más claro, es el proceso de codificación, circulación, recepción e intercambio de información entre los integrantes de un grupo.
¿QUÉ ES UNA COMUNICACIÓN EFICAZ?
Las comunicaciones se pueden dar simplemente como el proceso de proporcionar información y lograr entendimiento de una persona a otra. Sin embargo hay dos ramificaciones importantes de esta definición:
Primera, debe haber un receptor para que haya comunicación. Este simple hecho, es con demasiada frecuencia ya sea olvidado completamente o dado por descontado. Como comunicadores, a veces suponemos que el proceso ha sido completado por el hecho de haber dado el mensaje. Esto raras veces es cierto. El que envía la comunicación debe considerar al receptor tanto al estructurar su mensaje como al enviarlo. Cuando no se toma en cuenta al receptor no hay respuesta o en caso de que la haya es errónea.
Segunda, la definición enfatiza la importancia de crear un entendimiento. La comunicación no es un fin en sí misma. Su finalidad es originar una acción positiva o respuesta y para esto es preciso que el receptor entienda el mensaje. Por consiguiente, la comunicación es el medio por el cual el administrador interactúa con su gente con una capacidad de jefatura. Al grado en que pueda comunicarse eficazmente con ellos, también los podrá motivar.
Una comunicación eficiente está basada en el establecimiento de un puente donde el emisor tenga detectado el objeto, el lenguaje y el contenido correcto conociendo previamente quien es el preceptor y previendo cual será su Feedback (hacer las cosas correctas correctamente).
La comunicación corporativa eficiente se basa en dos escenarios fundamentales:
- La estructura de una buena política de comunicación, donde se identifican los puntos de partida reconocidos, el establecimiento de estándares de calidad en la proyección y una coordinación para integrar toda la comunicación que se proyecta.
- Unas características específicas de la campaña, donde se identifica los elementos relacionados con el análisis del problema, el desarrollo de la estrategia comunicacional, los planes de implementación y el cálculo de la efectividad del programa de comunicación corporativa.
¿CÓMO SE COMUNICAN LAS PERSONAS?
Cuando hablamos de seres vivos, no nos referimos tan sólo a los humanos ya que desde los insectos hasta los grandes mamíferos tiene dicha facultad, siendo el hombre el único ser que puede comunicarse por vía oral; mientras que los demás lo hacen por sonidos (pájaros, cuadrúpedos, delfines, ballenas), fricción de elementos de su cuerpo (grillos, chicharras) o por acción (formación de vuelo de las abejas posición del cuerpo de perros o venados, formación de nado de los peces). Los mamíferos, incluidos el hombre, también tienen la característica de comunicarse por el tacto (contacto corporal).
Se dice que las personas se comunican por medio de las palabras, del habla, de la escritura, de pinturas e imágenes, de gestos, etc., o a través de la radio, periódicos, u otros medios; pero ninguno de estos planteamientos expresa la verdad plena del asunto. Se centran en el emisor de una comunicación y los aspectos físicos del mensaje, tales como vibraciones sonoras o letras del alfabeto. Por lo tanto, nos llevan al siguiente interrogante.
¿QUÉ ELEMENTOS SON NECESARIOS PARA LA COMUNICACIÓN?
En su retórica, Aristóteles dijo que tenemos que considerar tres componentes en la comunicación: el orador, el discurso y el auditorio. Quiso decir con ello que cada uno de estos elementos es necesario para la comunicación y que podemos organizar nuestro estudio del proceso de acuerdo con tres variables:
- La persona que habla
- El discurso que pronuncia
- La persona que escucha
Más precisamente, los componentes del proceso de comunicación son:
1.- La fuente de la comunicación
2.- El encodificador
3.- El mensaje
4.- El canal
5.- El decodificador
6.- El receptor de la comunicación
5.- LOS COMPONENTES DE LA COMUNICACIÓN
Precisando, podemos decir que en todo acto de comunicación el esquema de los elementos que intervienen es el siguiente:
1.- Emisor o Fuente.- Es la persona o grupo de personas que habla, escribe, hace gestos, señales, etc., es decir, da a conocer algo o transmite la información, con un objetivo, una razón y un propósito por el cual comunicarse. Comúnmente llamado hablante. UN EMISOR es la persona con necesidad de trasmitir algún mensaje y para lo cual emplea u código especial.
Cualquier situación humana en que intervenga la comunicación implica la emisión de un “mensaje” por parte de alguien, ese alguien es el emisor o fuente.
2.- Receptor.- Es la persona que percibe, interpreta y descifra el mensaje a través de uno de los sentidos. El oído, la vista, el olfato, el gusto o el tacto. Recibe el mensaje enviado por la “fuente” o “emisor”, y ante el cual emite una respuesta. Sin un receptor no hay comunicación.
3.- Mensaje.- Son los contenidos, las ideas y sentimientos que el emisor transmite al receptor. El mensaje, que es la forma de expresión que utiliza el emisor para comunicar sus propósitos, sus intenciones. Se le define como la señal o cadena de signos que constituye la información.
Sin embargo, para que se produzca un acto comunicativo, estos tres elementos resultan insuficientes. El emisor y el receptor deben compartir un mismo código, por ejemplo la misma lengua y la comunicación ha de transmitirse a través de un canal, un medio físico, como pueden ser las ondas sonoras, el papel o internet.
Debe tenerse en cuenta así mismo, el contexto o situación, es decir el conjunto de circunstancias que se dan en el momento de producirse un acto comunicativo. Por ejemplo, el lugar donde se desarrolla una conversión, el tema sobre el cual se conversa o las características sociales que quienes se están comunicando.
4.- Canal.- Es el medio físico que hace posible la transmisión del mensaje: onda sonora, papel, color, etc.
5.- Realidad.- Es el ambiente externo, físico o social, que precisa o delimita la comunicación.
6.- Código.- Es el sistema de signos conocido por el emisor y el receptor. Es el conjunto de símbolos verbales, escritos, gráficos, mímicos, etc., que hacen comprensible el mensaje.
CODIGO
EMISOR CANAL MENSAJE CANAL
REALIDAD RECEPTOR
En análisis, para reconocer los elementos de la
Comunicación podemos hacernos la siguiente
pregunta:
¿Quién dice qué, a quién, cómo, a través de que
medio, en que circunstancias?
Las respuestas precisan los elementos de toda
Comunicación:
¿Quién? Emisor
¿Qué? Mensaje
¿A quién? Receptor
¿Cómo? Código o Sistema
6.- PROPÓSITOS DE LA COMUNICACIÓN
Nos comunicamos para influir y para afectar intencionalmente. Al analizar la comunicación, y al tratar de que ésta sea lo más efectiva posible, lo primero que debemos preguntarnos: ¿Cuál es el fin que persigue y que resultado espera el emisor al emitir su mensaje?. ¿Qué es lo que está tratando de lograr en lo que respecta a influir sobre el medio circundante? ¿Qué es lo que desea que la gente crea como resultado de su comunicación, y que requiere que ésta sea capaz de decir o hacer?. En términos psicológicos, ¿cuál es la respuesta que está tratando de obtener?.
David K. Berlo dice lo siguiente: “Nuestro objetivo en la comunicación es convertirnos en agentes efectivos. Es decir, influir en los demás, en el mundo físico que nos rodea y en nosotros mismo, de tal modo que podamos convertirnos en agentes determinantes y sentirnos capaces de tomar decisiones llegado el caso”. El influir en los demás implica satisfacer necesidades e intereses.
7.- IMPORTANCIA
La comunicación desde el punto de vista humano, comprenderemos que la comunicación es la base de la instrucción , de la educación de las Relaciones Humanas, Industriales y Públicas y de todo tipo de entendimiento entre personas.
Es un instrumento útil en todos los niveles de gestión clave para la motivación de los grupos de trabajo, la elevación del estatus moral de los mismos o el incremento de su eficacia.
El lenguaje es el medio mediante el cual nos podemos comunicar con los demás. Su importancia en la sociedad se debe a que es el instrumento útil para las relaciones humanas. El hombre al utilizar el lenguaje lo hace con una intención comunicativa determinada: de convencer, ordenar, conmover, informar, etc.
Se ha llegado a aceptar que el hombre es un “ser que se comunica” y que “para vivir necesita comunicarse” como dice Wiener, aunque Frans Kafka haya sostenido que entre los seres humanos existe la incomunicabilidad de los objetos. Frente al pesimismo de este último oponemos el aserto de Martín Heidegger, para quien “la palabra es la casa del ser”, enunciado explícito por sí solo.
La comunicación entre las personas es un requisito previo para el desarrollo de la cultura, pero es también esencial para sostener la identidad del individuo. De hecho, se dice que nuestra individualidad no existe en realidad, sino en virtud de la relación con los demás.
El lenguaje “mudo” de los gestos y la expresión corporal tienen una importancia mucho mayor de lo que generalmente se cree: la experiencia demuestra que ciertos lenguajes orales idénticos pueden interpretarse de manera diferente, según sean los gestos y la actitud del que habla.
Las comunicaciones juegan un papel principal al determinar que tan eficazmente trabaja la gente para lograr los objetivos. Hay una relación directa entre comunicación y productividad. Los empleados trabajan con más eficiencia y más satisfacción cuando entienden no solamente los objetivos de su trabajo sino también los de su grupo de trabajo y los de su empresa en general.
Uno de los más graves problemas con que se ha enfrentado el ser humano, es el de la falta de comunicación. A pesar que en hoy en día se cuenta con modernos medios de difusión masiva como son: la radio, la TV, el cine, etc. Se enfrenta a una creciente dificultad para comunicarse con los demás; que dan como resultado las guerras, los problemas económicos y sociales: los cuales constituyen ejemplos de las malas relaciones humanas entre los hombres y de la importancia de ignorar una mejor comunicación.
Por lo tanto el logro de una comunicación interpersonal, constituye un hecho importantísimo, ya que gracias a ella, mejorará las relaciones humanas, sociales, profesionales, etc.
8.- CATEGORÍAS DE COMUNICACIÓN
Existe dos categorías:
1.- Las comunicaciones en las masas; esto es la transmisión de ideas a un gran número de personas.
2.- Comunicación de persona a persona. Toda comunicación es mediante el lenguaje en sus diversas formas (escrita, oral, por tacto, gestos, etc.) y no como algunos sostienen de la comunicación sin lenguaje; por ejemplo caso de los ciegos privados de la posibilidad de leer las expresiones en la cara y en la actitud corporal; pero eso no significa que la comunicación sea sin lenguaje.
Existen tres elementos importantes en la comunicación entre los seres humanos y son:
- Apariencia física
- El gesto
- Expresión momentánea del rostro
Todos ellos permiten trasmitir las ideas y los sentimientos, lo que ayudan a hacer comprender a los demás.
En cuanto al primero debo manifestar, que el sujeto que es percibido, que no tiene acción directa sobre su cuerpo ni sobre los rasgos permanentes de su rostro. Sin embargo, debido a su vestido, con postura , una persona trasmite indiscutiblemente significaciones, en él da voluntaria o involuntariamente expresiones de si misma que pueden ver verídicos o falsos. La apariencia física es un elemento constantemente utilizado en la comprensión de una persona por otra.
En toda sociedad, todo sujeto trasfiere a su contorno, un mensaje engañoso o no, de lo que es, de lo que tiene, de lo que hace. La apariencia física es un estímulo social que juega su papel en la comunicación entre personas.
El gesto, o actitud corporal con movimientos expresivos hace aflorar lo permanente del interior que hay en el sujeto así como también a manifestar su intención del momento; tal es así que observamos que un sujeto es mucho más dueño de su gesto que de su físico, cabe señalar aquí que la gesticulación de un individuo va unida a su naturaleza psico-fisiológica, social y cultural, como su comportamiento deliberado.
El gesto muchas veces traiciona a la persona; como puede ser del caso en el gesto habitual de reverencia del diplomático o el efusivo apretón de manos del político o el dedo levantado del profesor, expresan mucho más de lo que pretenden. Así como que es entendible que la mano que se retuerce al escuchar o los pies que se mueven debajo del pupitre con impaciencia, no están destinados a comunicar.
9.- TIPOS DE COMUNICACIÓN
Son los recursos o vehículos capaces de asumir formas que trasmiten mensajes.
Nosotros ponemos énfasis a las comunicaciones orales y escritas, tanto internas como externas, pues comprenden la mayoría de los canales de comunicación empresarial y son las que en nuestro medio requieren desarrollarse con más urgencia. Ellas, pensamos, están en la base de todo tipo de relación administrativa dentro de la empresa. Y son, a su vez, el instrumento que vincula la empresa con el exterior.
Lamentamos que en la mayoría de los niveles de enseñanza en nuestro medio no se le dé al estudio del lenguaje, como instrumento real de comunicación el peso debido. Se estudia generalmente las normas que lo rigen, las reglas.
Tengamos presente que el lenguaje como instrumento de comunicación es un factor de desarrollo. La aplicación de técnicas que precisan y aceleran los procesos comunicadores en las diferentes formas de comunicación, constituye un factor de incalculables resultados positivos.
Las comunicaciones en la empresa suelen clasificarse de acuerdo con varios criterios. Por su adecuación a la estructura jerárquica, por el contenido, por la naturaleza del mensaje y por su dirección.
A.- POR LA ESTRUCTURA JERÁRQUICA: Digamos que de acuerdo con las líneas de autoridad, la comunicación puede ser:
Formal: Es aquella comunicación cuyo contenido está referido a aspectos laborales. En general, ésta comunicación utiliza la escritura como medio (comunicados, memorandum, etc.) . La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir con todas las formalidades burocráticas.
Informal: Es el tipo de comunicación cuyo contenido a pesar de ser de aspectos laborales, utiliza canales no oficiales (reunión alrededor del botellón de agua, encuentros en los pasillos, etc). Es más veloz que la formal. Informal, cuando nace de los contactos humanos, de la simpatía. Esta última jamás tiene contornos definidos. Surge en las relaciones sociales entre los compañeros de trabajo.
Vertical: Es aquella comunicación que se genera en las áreas directivas de la empresa y desciende utilizando los canales oficiales. En una comunicación corporativa óptima, debería existir la comunicación vertical ascendente.
Horizontal: Se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel corporativo y muy pocas veces utiliza los canales oficiales y es totalmente informal. También es conocida como la comunicación plana.
Rumores: Es la comunicación informal que recorre la institución sin respetar canales y la velocidad de la luz. Se llama también bolas o “radio bemba”.
Por su contenido: Las comunicaciones en la empresa son:
a.- Necesarias; y
b.- Ajenas al trabajo, según se refieren a asuntos de trabajo o a comunicaciones ajenas a la empresa.
B.- POR LA NATURALEZA DEL MENSAJE: Las comunicaciones en la empresa son orales y escritas, a las que se agregan las que se hacen a través de gestos, señas, ademanes, es decir, las simbólicas. Las comunicaciones orales y escritas son a su vez internas y externas.
Comunicación Oral:
Es la expresión verbal, se puede dar en forma de “Dialogo” que es el intercambio entre dos personas, en “pequeños grupos o de discusión” y en “grupos numerosos o de conferencias”.
Por el diálogo entendemos al proceso de intercambio de información a través de la comunicación oral, en una relación entre dos personas. Por ejemplo: la plática entre dos amigos.
Para que exista un diálogo exitoso se necesitan los siguientes elementos:
a.- Hablar el mismo idioma y darle el mismo sentido a las palabras: Por ejemplo: la palabra limonada para unas personas puede significar un vaso con agua y limón, y para otras un refresco.
b.- Que las normas, reglas y costumbres sean similares: Así si al empezar a hablar con un superior se inicia el diálogo usando el “tú” y él no está acostumbrado, lo puede sentir como una falta de respeto, lo cual bloqueará el diálogo.
c.- Interés mutuo por comunicarse. Que los participantes en el diálogo quieran platicar.
d.- Respuestas. Para que exista un diálogo es necesario que el otro participante responda de una manera apropiada. Por ejemplo si alguien le pregunta ¿qué hiciste hoy? y Ud. responde “nada” no será posible establecer el diálogo.
e.- Libertad de expresión. Que los participantes se sientan con seguridad y confianza, para expresar abiertamente sus ideas, así al platicar sobre un tema político, no es necesario que los dos compartan las mismas ideas.
f.- Repetición. Las ideas básicas deber decirse de diferentes maneras para asegurarse que sean comprendidas. Por ejemplo cuando se pide información sobre una calle es conveniente repetir las señas principales para llegar a ésta.
Comunicación en Grupos Pequeños:
En toda comunicación de grupos pequeños hay un elemento común “la discusión”. Entendemos por ésta, al proceso ordenado por el cual un grupo de personas comentan información e ideas sobre algún asunto o problema a fin de informarse o resolverlo. Por ejemplo cuando se reúnen un grupo de empleados para resolver como realizarán el inventario anual.
Comunicación Escrita:
La lengua escrita es una copia de la lengua oral, si no hay problemas para hablar, tampoco habrá problemas para escribir. La buena redacción depende de la claridad y sencillez con la que expresamos nuestras ideas. El dominio de la escritura supone el conocimiento y la práctica de la gramática, la descripción y la composición.
Comunicación No Verbal:
El ser humano es capaz de comunicarse con sus semejantes sin utilizar la palabra oral o escrita, esto lo logra mediante el movimiento de brazos, piernas y posturas del cuerpo. Por ejemplo un abrazo apretado significa que se comparte un sentimiento.
El rostro humano puede expresar y transmitir también una amplia gama de emociones y sentimientos, como puede ser la alegría o la tristeza, enfermedad o salud, atención o indiferencia; así si vemos a nuestra madre riendo sabremos que está alegre, o cuando platicamos según la expresión de la cara de nuestro oyente nos podremos dar cuenta de su interés.
Los brazos y las manos del ser humano pueden transmitir muchos mensajes con sus movimientos. Los cuales no tienen la barrera del idioma, así cuando una persona aplaude, sabremos que es signo de aprobación.
La postura del cuerpo también nos puede comunicar mensajes sobre alguien, si vemos a un compañero de trabajo sentado con descuido y sudoroso, sabremos que está cansado.
Con el transcurso del tiempo el hombre ha desarrollado un arte de la comunicación no verbal el cual conocemos como MÍMICA.
C.- POR LA DIRECCIÓN: Observamos el flujo de la comunicación desde la dinámica de las organizaciones o a nivel empresarial:
Comunicación descendente o hacia abajo: Tiende a seguir y reflejar las relaciones de autoridad – responsabilidad mostradas en el organigrama empresarial.
- Transmite Políticas, Procedimientos, Reglas y Manuales
- Asignaciones de trabajo y directrices
- Retroalimentación respecto al desempeño
- Información general respecto a la organización como su progreso y status.
- Solicitudes específicas de información de los niveles inferiores.
Comunicación ascendente o hacia arriba: Toma la forma de reportes de progreso o de desempeño y de las solicitudes para recursos incluyen:
- Ideas y sugerencias para el mejoramiento y resolución de problemas.
- Solicitudes de ayuda e información
- Expresión de actitudes, sentimientos y agravios que influyen en el desempeño directa o indirectamente.
Comunicación lateral y horizontal: Es de naturaleza esencialmente coordinadora y es el resultado del concepto de especialización organizacional. Incluye lo siguiente:
- La comunicación entre compañeros en el mismo grupo de trabajo.
- La comunicación que ocurre entre los departamentos del mismo nivel organizacional.
- En ella se manejan memorandums, Conferencias de Línea y Asesoría, Interacción de empleados con sus supervisores, Relación Sindicato-Empresa.
Comunicación diagonal: Incluye a la que corta diagonalmente a través de la cadena demando de una organización.
Es importante en situaciones en las que los integrantes no se pueden comunicar con eficacia a través de otros canales.
10.- TÉCNICAS PARA MEJORAR LAS COMUNICACIONES
A.- El seguimiento:
El seguimiento consiste en que, cuando la persona supone que su mensaje no fue entendido, siempre que sea posible, intentará determinar si el mensaje que envió fue recibido. Como vimos anteriormente, el significado se encuentra en la mente del receptor. Un líder de la unidad de contabilidad en una oficina de gobierno envía la noticia de que existen puestos vacantes en otras agencias a los integrantes del staff de contabilidad; aunque los empleados antiguos pueden entender esta información como una gesto amistoso, un empleado nuevo podría interpretarle como una evaluación negativa de su desempeño y una sugerencia para que renuncie.
B.- La regulación del flujo de la información:
La regulación del flujo de las comunicaciones asegura un flujo óptimo, pues se controlan tanto la calidad como la cantidad de las comunicaciones. La idea se basa en el principio de excepción de la dirección, el cual establece que solamente las desviaciones importantes de las políticas y procedimientos deben ser sometidas a consideración de los gerentes.
C.- La utilización de la retroalimentación:
La retroalimentación es un elemento importante en la comunicación eficaz de dos direcciones.
En la comunicación de persona a persona es posible la retroalimentación directa; sin embargo, en la comunicación hacia abajo se presentan errores frecuentemente debido a que hay pocas oportunidades retroalimentación de parte de los receptores. Por lo tanto, un memorandum que manifiesta una declaración política importante puede distribuirse a todos los empleados, pero esto no garantiza que hubo una comunicación. Una organización de éxito necesita una comunicación hacia arriba que sea eficaz si desea que su comunicación hacia abajo sea apropiada.
D.- La empatía:
Es la capacidad de sentir y comprender las emociones ajenas como propias mediante un proceso de identificación con el otro.
La empatía es la actitud de una persona de asumir el papel de otra, así como sus puntos de vista y emociones, esta aptitud incluye estar orientado hacia el receptor mas que hacia el comunicador. La forma de una comunicación depende principalmente del conocimiento que se tiene de los receptores. La empatía requiere que los comunicadores se coloquen en la situación de los receptores con el propósito de prever la forma en que va a ser descodificado el mensaje.
11.- FACTORES QUE INTERFIEREN EN EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN
BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN:
Las barreras de la comunicación son las trabas que surgen entre los elementos del proceso de la comunicación y son las siguientes:
1.- Barreras Psicológicas: Se producen por la diversidad de personalidades, temperamentos, etc.
2.- Barreras Culturales: Es producida por la diversidad de conocimientos y de comunicación.
3.- Barrera Física: Se refiere a la difusión de los medios físicos empleados en el mensaje; puede ser de naturaleza óptica, mecánica, eléctrica.
4.- Barrera Administrativa: Ocasionada por el defecto de algunas organizaciones administrativas.
5.- Barreras Fisiológicas: Son defectos de pronunciación, de oído, de percepciones visual, etc.
6.- Barrera Social: Consiste en el desnivel de vida entre los interlocutores, lo que hacen que den diferentes valores a los símbolos.
7.- Barrera Política: Posición y creencia de orden ideológico.
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL, COADYUVANTE PARA ROMPER PARADIGMAS EN PRO DEL CAMBIO
El cambio como elemento generador de barreras en la comunicación organizacional, responde a la presencia de paradigmas, que en definitiva detienen la evolución de una organización ya que están estáticos los niveles de crecimiento en la medida en que se mantiene como principio aquel viejo adagio político mexicano, “hay que cambiar para no cambiar”. Por ello a nivel de reflexión por parte de los integrantes de la comunidad laboral debemos analizar:
¿Porqué tenemos que cambiar?; ¿Para que cambiar?; ¿Qué es lo que debemos cambiar?; ¿Sabemos que tenemos que cambiar?; ¿Cómo iniciar el cambio?; ¿Quién debe dirigir el cambio?
Todo cambio y modificación de esquemas, conlleva un serio y decidido análisis, que supere por mucho a las buenas y demagógicas intenciones de directivos y colaboradores. Una buena relación humana implica compromisos clara y concretamente comunicados.
El desarrollo empresarial fundamenta su posicionamiento en la medida en que se orientan los esfuerzos suficientes para conocer y dar a conocer que se espera, de quienes se espera y quienes dirigirán el rumbo. Para ello es trascendente establecer:
· ¿Qué se quiere comunicar?
· ¿Cómo se va a comunicar?
· Saber como hacerlo
· Analizar como lo puede recibir la gente
· Propiciar en consecuencia una cultura de empresa
De tal suerte, directivos y colaboradores tendrán la posibilidad de interrelacionarse bajo un clima laboral sustentado inicialmente en la tarea más que en la relación.
CONDICIONES NEGATIVAS DENTRO DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL QUE DETERIORAN LA RELACION HUMANA
· Obstrucción
· Agresión
· Centralización
· Parcialidad
· Alejamiento
· Barreras en el modo de ver, pensar, sentir y comunicar las cosas
- Ordenar, definir, estructurar excesivamente
- No ver puntos de vista diferentes
- Limitarse artificialmente
- Llenarse de tareas
- Enamorarse de las ideas propias
- Desinterés: no hay reto
- Miedo al fracaso
- Incapacidad de aflojar la tensión
- Incapacidad de tolerar lo desconocido
- Demasiada motivación
- Arrogancia, sentirse el único, el mejor
- Ser hombre o mujer de acción
- Ser juguetón es para niños
- La razón, la lógica, lo práctico es lo bueno
- Sentimientos, juegos cualitativos, intuición son malos
- La tradición es mejor que el cambio
- Los problemas siempre se pueden resolver con el método científico y
mucho dinero
- Temor a nuestra mente
- Suprimir la imaginación; ¡Es perder el tiempo!
- Distracciones
- Falta de tiempo
- El jefe es mandón
- No hay apoyo a las ideas
- Ambiente de poca cooperación y confianza
- Falta de información
- Exceso de especialización
- Pensar siempre del mismo modo
- Dificultad para expresar las ideas
- Lentitud para expresarse
12.- RECOMENDACIONES PARA UNA MEJOR COMUNICACIÓN
La comunicación organizacional, es el reflejo de las relaciones humanas en la Organización, y para desarrollar mejores hábitos de lenguaje, se presentan las siguientes recomendaciones:
- Pensar antes de hablar
- Organizar los pensamientos
- Ser breve
- Céntrese en las cuestiones principales
Para que la comunicación en una Empresa fluya adecuadamente, se recomienda que debe ser:
CLARA:
1.- Claridad.- Consiste en el uso de palabras sencillas y de un solo sentido de fácil entendimiento para el público a quien va dirigido.
· Emitir el mensaje utilizando un lenguaje simple.
· Evitar el uso de palabras que den lugar a ambigüedades.
· Construir sintácticamente las oraciones siguiendo una estructura simple: Sujeto-Verbo-Complemento.
· Hacer uso de los canales más adecuaos dependiendo de la naturaleza del mensaje.
· Exponer cada idea en forma positiva.
· Utilizar el mayor número posible de canales.
· Reiterar las partes fundamentales del mensaje.
· Proponer ejemplos que clarifiquen el mensaje.
· Establecer una relación de empatía con el interlocutor
· Elegir el momento oportuno para transmitir el mensaje
· Eliminar en lo posible, la existencia de intermediarios entre el emisor y el receptor.
DIRECTA:
· Reducir el mínimo de tiempo que va desde la emisión hasta la recepción
· Expresar lo que se espera del interlocutor
PRECISA:
· Distinguir perfectamente bien entre la idea principal y las ideas secundarias.
· Explicar los objetivos que se persiguen
CONCISA:
· Síntesis. Es el caso de pocas palabras en cada tema, evitando los rodeos, utilizando frases completas.
· Evitar la excesiva longitud del mensaje.
SENCILLA:
· Forma natural de expresión “sin fingir”.
LOGICA:
· Es la sucesión normal de ideas, pensamientos no debiendo mezclarse los asuntos que se está tratando.
CONCLUSIONES
La comunicación es el envío de mensajes que expresan intenciones personales. La gente puede comunicarse por muy diversos motivos, con un gran número de personas y en múltiples formas.
No se piense que la comunicación se da sólo a través de palabras, sino también se establece por medio de gestos, mímicas, sonidos inarticulados, luces, colores, etc.
La comunicación, como transmisión de información es la base de todas las culturas. Las personas se comunican mediante diversos sistemas de signos, de los cuales el más importante es el lenguaje.
La comunicación es la facultad que tiene el ser vivo de transmitir a otro u otros informaciones, sentimientos y vivencias. En toda comunicación tiene que haber un emisor, un mensaje y un receptor.
Entre el emisor y el receptor, la comunicación puede sufrir diversas interferencias, tantas que, a veces, no se comprende el mensaje. Este riesgo es particularmente acuciante hoy día debido a la intensidad y a la complejidad de las comunicaciones.
Comunicar implica que la orden emitida ha sido comprendida en su auténtico significado.
Una comunicación fructífera entre la empresa y sus clientes y sus proveedores facilitará la cooperación voluntaria de éstos.
Una buena comunicación evita suspicacias y facilita la toma de decisiones de la dirección.
La comunicación descendente, ascendente y horizontal determina el correcto cumplimiento de las tareas.
Es evidente que para obtener un buen contacto con los demás, el empresario o el directivo debe partir de una actitud propia conforme a la situación, lo que le obliga a conocerse a si mismo para no incurrir en comportamientos que puedan provocar rechazo en el receptor. El propio conocimiento, complementando con un correcto conocimiento de los demás, garantiza una relación fructífera y excluye los conflictos derivados de una nociva atmósfera comunicacional.
